Bu makalemizde Microsoft Outlook içerisinde yer alan kontak kişilerimizi “Kişi Ekleme Sihirbazı” ile Microsoft Dynamics CRM ortamına ekleyeceğimizi göreceğiz. Bu makale içerisinde basit işlemlerle aktarma işlemini ve aklınıza takılan soruların cevaplarını bulabileceğinizi düşünüyorum. Notlar & Gereksinimler :
- Microsoft Dynamics CRM Online Firma Yetkisi
- Microsoft Dynamics CRM üzerine Microsoft Office Outlook yüklenmesi
- CRM Kişiler ve Firmaları oluşturabilmek için gerekli güvenlik rollerine sahip olunması gerekmektedir.
Aktarım Adımları :
- İlk olarak Microsoft Outlook açıpMicrosoft Dynamics CRM’e bağlanıyoruz.
- Bir kere bağlandıktan sonra, Outlook’un üst menüsünden CRM menüsü altından “Add Contacts to CRM” seçiyoruz.
- "Microsoft Dynamics CRM - Add Contacts Wizard" penceresi açık olmalı ve kişileri aktarma işlemi ekranda gözükmelidir. Daha sonra devam diyerek bir sonraki ekrana geçiyoruz.
- Bir sonraki gelecek ekranda Kişilerinizi aktarmak için Firmalar bazında yapacağınız işlemlerde izinlerinizin ayarlanmış olması gerekmektedir.
- Aktarım sırasında iki mod vardır : Gelişmiş mod ve Basit mod
- Basit Mod’da kişileri sadece iletişim adresleri ile birlikte sistemde oluşturabiliyorsanız. İsterseniz Firma Adını’da Kişilerdeki Firma Adı kısmına yazabiliyorsunuz.
- Aktarım işlemi sırasında belirlediğiniz kolonlar için farklı renkler kullanılır. Yeşil renk ile sisteme başarılı şekilde aktarılan kişileri, Kırmızı aktarılması mümkün olmayan kişileri, Sarı Birden fazla kişi ile karışık sonuçlar var demektir. Her zaman ilki alınır ve renk düzenini görmek için yeniden almayı deneyin görünür.
- Gelişmiş modda, Kişiler ile Firma bilgilerini elle birleştirebiliriz. Bundan sonraki aktarım işlemi için sizin belirlediğiniz değer kullanılmaya devam edilecektir.
- Aktarma işleminizi tamamladıktan sonra bazen işlemler düzgün gibi gözüksede en sonra ekranda gelen hataları görüntüle linkine tıklamakta fayda var. Bazen programın gözünden kaçan ve sizi uyarmayı unuttuğu noktalar çıkabilir.
Tekrar Eden Kayıtları Bulma
Aktarma sihirbazı sisteme aktarımı gerçekleştirirken Microsoft CRM’de yer alan tekrar kayıtları bulmak için tanımlanmış kuralları kullanmaktadırlar.Eğer aktarım sırasında tekrar etme kurallarını gözardı edip bütğn kayıtlarınızı sisteme aktarmak isterseniz CRM içerisinde tekrar etme kurallarını kapatmalısınız.
Aktarım İşlemi Öncesinde Yapılması gerekenler
- Aktarılacak Kişileri Kategorilendirin
- Firma İsimlerini CRM’den kontrol edin
- Outlook Client kurulu olan sihirbazı versiyonunu kontrol edin
- Aktarım süresince kullanıcak ya da kullanılmayacak kuralların belirlenmesi ve CRM üzerinde gerekli ayarların yapılması
Bir başka makalede görüşmek üzere , hoşçakalın...
Volkan KORKMAZ
Microsoft Certified Business Management Solutions Specialist
volkankorkmaz@gmail.com
http://www.volkankorkmaz.net